Του Μπάμπη Παπασπύρου
Ένα σημαντικό & μείζον πρόβλημα έχει να κάνει, με τον τρόπο διαχείρισης των προγραμμάτων της Αεροδιαστημικής & Αμυντικής Βιομηχανίας (A&D).
Σε αυτό το άρθρο, θα επικεντρωθούμε στις προκλήσεις του έργου της A&D και της διαχείρισης πόρων, που απορρέουν από τις τρέχουσες τάσεις στον κλάδο και θα εξετάσουμε τους τρόπους αντιμετώπισής τους.
Προκλήσεις στα Έργα Αεροδιαστημικής & Άμυνας.
Πριν αρχίσουμε να εξερευνούμε τις δυσκολίες που αντιμετωπίζουν οι οργανισμοί A&D κατά τη διαχείριση των προγραμμάτων τους, ας ρίξουμε μια ματιά στα γενικά χαρακτηριστικά του κλάδου.
1. Κύριες προκλήσεις στη διαχείριση έργων A&D.
Διαχείριση πολλών έργων που εκτελούνται ταυτόχρονα
Καθώς η βιομηχανία A&D αναμένεται να αναπτυχθεί και να εξελιχθεί (π.χ. αυξημένη ζήτηση για όπλα ως αποτέλεσμα της ρωσικής εισβολής στην Ουκρανία, αύξηση συγχωνεύσεων και εξαγορών εταιριών, ανάπτυξη της διαστημικής αγοράς, έρευνα και ανάπτυξη, δοκιμές και εφαρμογή καινοτόμων τεχνολογιών και εξοπλισμού κ.λπ.), ο αριθμός των έργων που βρίσκονται σε εξέλιξη στους οργανισμούς αεροδιαστημικής και άμυνας θα αυξηθεί. Έτσι, τα νέα έργα στις εταιρείες A&D αναμένεται σταδιακά να συσσωρεύονται. Με τη σειρά της, η διαχείριση πολλών έργων περιλαμβάνει την αντιμετώπιση των εξαρτήσεων μεταξύ τους και τη μέγιστη αποτελεσματική χρήση των κοινών πόρων, έτσι ώστε να μην υπάρχει μόνο ένα άθροισμα επιτυχημένων έργων, αλλά και μια επιτυχημένη επιχείρηση.
Οργανώνοντας τις ομάδες εργασίας
Τα έργα γίνονται όλο και πιο διεθνή σε όλους τους κλάδους, γεγονός που εξηγείται από την παγκοσμιοποίηση καθώς και από τις τάσεις της εξ αποστάσεως εργασίας. Καθώς τα όρια μεταξύ χωρών τείνουν να διαγράφονται και υπάρχει μια ποικιλία τεχνικών λύσεων που επιτρέπουν την ηλεκτρονική επικοινωνία, οι εταιρείες έχουν την ευκαιρία να προσλάβουν ειδικούς από όλο τον κόσμο. Οι οργανισμοί A&D δεν αποτελούν εξαίρεση. Αλλά μαζί με νέες ευκαιρίες, αυτές οι τάσεις φέρνουν και προκλήσεις: π.χ. ένας μάνατζερ πρέπει να παρακολουθεί έναν τεράστιο όγκο δεδομένων, που σχετίζονται με υπαλλήλους που εργάζονται από διάφορες γωνιές του κόσμου, με διαφορές εργασιακής κουλτούρας , διαφορές ώρας και έλλειψης προσωπικής αλληλεπίδρασης. Ο συντονισμός και η διαχείριση των κατανεμημένων πόρων απαιτεί πρόσθετες προσπάθειες, διαφορετικά η αποτελεσματικότητα της εργασίας τους δεν θα είναι υψηλή.
Αντιμετώπιση της αβεβαιότητας
Η διαχείριση έργων σε οποιονδήποτε κλάδο περιλαμβάνει την αντιμετώπιση κάποιου βαθμού αβεβαιότητας. Το ίδιο μπορεί να ειπωθεί για την αεροδιαστημική και την άμυνα: Αλλαγές στη γεωπολιτική κατάσταση, ιδίως, ο πόλεμος Ρωσίας-Ουκρανίας και οι σχετικές προκλήσεις, οι συνέπειες της πανδημικής κρίσης, οι φυσικές καταστροφές και ακόμη και η εφαρμογή τεχνολογικών καινοτομιών…Αυτοί και άλλοι παράγοντες μπορεί να οδηγήσουν σε απρόβλεπτα γεγονότα. Ας εξετάσουμε ένα παράδειγμα. Εάν ένα πρόγραμμα απαιτεί την εφαρμογή τεχνολογίας ή εξοπλισμού αιχμής (π.χ. ως μέρος ψηφιακού μετασχηματισμού ή έξυπνης εργοστασιακής εφαρμογής), δεν μπορείτε να είστε σίγουροι ότι αυτή η διαδικασία θα εκτελεστεί ομαλά. Μπορεί να χρειαστεί περισσότερος χρόνος για να εξοικειωθούν οι εργαζόμενοι τον νέο εξοπλισμό ή να συνηθίσουν στα νέα πρότυπα εργασίας. Επιπλέον, υπάρχει πάντα ο νόμος του Murphy που επηρεάζει το περιβάλλον του έργου σας.
Έλλειψη ειδικευμένων πόρων
Η εφαρμογή των τελευταίων τεχνολογιών, που αποτελεί μια από τις προκλήσεις της A&D, απαιτεί ανθρώπινο δυναμικό με αντίστοιχες δεξιότητες. Ωστόσο οι αεροδιαστημικοί και αμυντικοί οργανισμοί, αντιμετωπίζουν προκλήσεις εξεύρεσης κατάλληλου προσωπικού, συμπεριλαμβανομένων των ακόλουθων:
- αυξημένος ανταγωνισμός για υπαλλήλους με τεχνολογικές δεξιότητες,
- αυξανόμενη ζήτηση για εργαζομένους με συγκεκριμένες δεξιότητες, που θα είναι σε θέση να αντιμετωπίσουν τις πιο πρόσφατες τεχνολογικές λύσεις,
- ο αριθμός των εργαζομένων με τις προαναφερόμενες δεξιότητες, είναι μικρότερος από εκείνον των εργαζομένων που φθάνουν στην ηλικία συνταξιοδότησης.
Προφανώς, αυτό θα οδηγήσει σε δυσκολίες στελέχωσης προγραμμάτων με τους κατάλληλους πόρους, ειδικά όταν πρόκειται για έργα ή εργασίες που απαιτούν την εφαρμογή καινοτόμων τεχνολογιών.
Κυβερνοαπειλές
Η αεροδιαστημική και η άμυνα είναι ακόμη πιο ελκυστικές για τους εγκληματίες του κυβερνοχώρου από οποιαδήποτε άλλη βιομηχανία, γεγονός που την καθιστά στόχο σε συχνές επιθέσεις στον κυβερνοχώρο, παραβιάσεις ή προηγμένες επίμονες απειλές. Θέτει πρόσθετες προκλήσεις για τη διαχείριση έργων του κλάδου: κάθε έργο περιλαμβάνει τη συλλογή και αποθήκευση ορισμένων ευαίσθητων δεδομένων που μπορεί να είναι ευάλωτα σε επιθέσεις στον κυβερνοχώρο. Ως εκ τούτου, οι απειλές στον κυβερνοχώρο δημιουργούν σοβαρούς κινδύνους για τα έργα και τα σχετικά δεδομένα και μπορούν ακόμη και να οδηγήσουν σε πλήρη αποτυχία
2. Πώς να αντιμετωπίσετε τις προκλήσεις σε έργα A&D
Η υπέρβαση των προαναφερθεισών δυσκολιών απαιτεί καλά μελετημένες ενέργειες διαχείρισης έργων και πόρων. Στην συνέχεια παρουσιάζονται μερικές από αυτές.
Καθορισμός σωστών προτεραιοτήτων σε όλα τα έργα
Η ταυτόχρονη διαχείριση πολλών έργων είναι αδύνατη χωρίς να καθοριστεί τι είναι πιο σημαντικό (προτεραιότητες). Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο το έργο με τους πιο κρίσιμους περιορισμούς θα πρέπει τύχει ειδικής μέριμνας. Η ιεράρχηση προτεραιοτήτων δεν είναι λιγότερο σημαντική για τα μέλη μιας ομάδας έργου: όταν εστιάζουν στις πιο σημαντικές εργασίες, δεν θα υπερφορτώνονται και θα αποφεύγουν τις περιττές πολλαπλές εργασίες, κάτι που με τη σειρά του θα αυξήσει την αποτελεσματικότητά τους.
Αντιμετώπιση της αβεβαιότητας
Ένα από τα αποτελεσματικά εργαλεία για την αντιμετώπιση της αβεβαιότητας στη διαχείριση έργου, είναι η πρόβλεψη ενός χρονικού αποθέματος. Σε αυτήν την περίπτωση, η πιθανότητα διολίσθησης ημερομηνιών χρονοδιαγράμματος ελαχιστοποιείται εάν κάτι πάει στραβά.
Μια άλλη σημαντική παράμετρος είναι η σωστή διαχείριση κινδύνου. Αντί να είστε αισιόδοξοι για τη ροή εργασιών ενός έργου, είναι καλύτερο να είστε προετοιμασμένοι για τουλάχιστον εκείνα τα γεγονότα που μπορούν να προβλεφθούν.
Συμμετοχή στη διαχείριση κινδύνων για την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο
Πρώτον, είναι σημαντικό να αναλύσετε τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στους διακομιστές της εταιρείας, τις συσκευές που χρησιμοποιούνται για αυτό και να αξιολογήσετε τους αντίστοιχους κινδύνους. Επίσης, οι διαχειριστές έργων μπορούν να προσδιορίσουν εάν ένα έργο υπόκειται σε απειλές στον κυβερνοχώρο, αναλύοντας την προηγούμενη εμπειρία μιας εταιρείας και διερευνώντας επιθέσεις σε ανταγωνιστές στον κλάδο.
Δεύτερον, θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη αυτοί οι κίνδυνοι όταν σχεδιάζεται ένα έργο. Είναι καλή ιδέα να προετοιμαστείτε για πιθανές επιθέσεις και να αναπτύξετε ένα σχέδιο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά.
Τρίτον, όταν υιοθετείτε πρόσθετες λύσεις λογισμικού, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι εγγυώνται την ασφάλεια όλων των δεδομένων.
Χρήση λύσεων διαχείρισης έργων και πόρων για περιβάλλοντα πολλαπλών έργων
Οι λύσεις λογισμικού διαχείρισης έργων και πόρων σε συνδυασμό με μια καλή στρατηγική διαχείρισης, μπορούν να συμβάλουν σημαντικά στην απρόσκοπτη και αποτελεσματική ροή έργων: από τη δημιουργία χρονοδιαγραμμάτων αυτόματα έως την πρόβλεψη μελλοντικών σημείων συμφόρησης.
Σύμφωνα με τις προαναφερθείσες λύσεις σε προκλήσεις Project management (PM) στην αεροδιαστημική και την άμυνα, θα πρέπει να χρησιμοποιείται λογισμικό διαχείρισης πόρων πολλαπλών έργων. Σχεδιασμένο ειδικά για να κάνει τον συντονισμό πολλών έργων ευκολότερο και πιο αποτελεσματικό, στην αντιμετώπιση των προκλήσεων που αναφέρονται παραπάνω.
Σαφής ιεράρχηση προγραμμάτων και εργασιών
Λίστα εργασιών με αυτόματη προτεραιότητα σε όλο το περιβάλλον πολλών έργων. Φέρνει τις πιο σημαντικές εργασίες στην κορυφή, έτσι ώστε κάθε μέλος της ομάδας έργου να γνωρίζει ποιες εργασίες απαιτούν την εστίασή τους πρώτα και κύρια. Αυτό που είναι σημαντικό είναι να εμφανίζονται ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο και εάν προκύψουν αλλαγές, η λίστα των εργασιών θα επαναπροσδιορίζεται αυτόματα.
Επιπλέον, μπορείτε να ελέγξετε την κατάσταση του περιβάλλοντος πολλών έργων σας στο Pipeline , όπου τα έργα επισημαίνονται με αντίστοιχα χρώματα ανάλογα με τη σημασία τους. Έτσι, θα είστε πάντα ενήμεροι για τα έργα που απαιτούν τη μεγαλύτερη προσοχή σας.
Κεντρική διαχείριση πόρων
Δουλεύοντας με κατανεμημένες ομάδες, είναι εξαιρετικά σημαντικό να αξιοποιήσετε όλες τις δεξιότητες των εργαζομένων. Η Διαχείριση Ικανοτήτων, με κατάλληλο λογισμικό, παρέχει τη δυνατότητα προσθήκης ικανοτήτων και του επιπέδου τους σε κάθε μέλος της ομάδας, καθώς και επισήμανσης της ικανότητάς τους. Έτσι, ανεξάρτητα από το πόσο μακριά βρίσκονται τα μέλη, όλες οι πληροφορίες που απαιτούνται για την κατανομή των πόρων διατηρούνται σε ένα μέρος. Επιπλέον, μπορεί να λειτουργήσει σαν σύμβουλος κατανομής πόρων, προτείνοντας υπαλλήλους με τις κατάλληλες ικανότητες και διαθεσιμότητα για την ολοκλήρωση μιας εργασίας